Legal Terms

Trattamento dei dati personali

INFORMATIVA RELATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI (PRIVACY)

In base al D. Lgs 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali” e al Regolamento UE 2016/679

Romans Club srl con sede legale a Milano, Corso Sempione 30, si impegna ad adottare soluzioni tecniche ed organizzative volte a garantire elevati standard di liceità, sicurezza e protezione nel trattamento dei Dati personali: vengono implementati i requisiti del Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’Unione Europea (di seguito nel testo “GDPR” acronimo di General Data Protection Regulation) e di altre disposizioni di legge, comprese, in particolare, quelle del Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito “Codice della privacy” o “Codice“).

Chi è il titolare del trattamento dei dati? Romans Club srl con sede a Milano, Corso Sempione 30, (di seguito nel testo “Romans Club” o “noi“), è titolare del trattamento dei Suoi dati personali secondo l’accezione del GDPR e del Codice.

Che dati trattiamo? Per dati personali si intende qualsiasi tipo di informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile (di seguito “Dati“). Dati da Lei forniti: tutti i dati che Lei ci ha fornito per stipulare un contratto di servizi con noi o chiederci una determinata attività / prestazione; i Dati potrebbero in via esemplificativa essere: il Suo nome e cognome, i Suoi recapiti (compresi indirizzo, numero di telefono e casella di posta elettronica), professione, data e luogo di nascita, codice fiscale. Il conferimento di tali informazioni se richieste dal contratto o essenziali per l’esecuzione del medesimo costituisce un requisito necessario per la conclusione del Contratto; la mancata comunicazione di tali dati può comportare l’impossibilità di concludere il Contratto e/o fornire da parte nostra i relativi servizi.

Romans Club non acquisisce e non tratta categorie di dati personali, come ad esempio informazioni che rivelino la Sua origine razziale, le Sue opinioni politiche, le Sue convinzioni religiose o filosofiche.

Su quali basi giuridiche e in base a quali norme tratteremo i Suoi dati? Per dati personali si intende qualsiasi tipo di informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile (di seguito “Dati“). Tratteremo i suoi Dati esclusivamente laddove consentito dalle disposizioni di legge applicabili. Nello specifico, tratteremo i Suoi Dati sulla base degli artt. 6 e 9 GDPR e sulla base del consenso ai sensi dell’art. 7 GDPR, nonché in conformità alle corrispondenti norme del Codice:

• Consenso (art. 6(1) paragrafo 1(a), art. 7 GDPR): tratteremo determinati Dati esclusivamente in presenza del Suo preliminare, libero ed espresso consenso. Lei ha la facoltà di revocare il consenso prestato in qualsiasi momento con effetto per il futuro.
• Esecuzione di un contratto: al fine di concludere e dare esecuzione al contratto richiesto è necessario avere accesso e trattare determinati Dati.
• Conformità con un obbligo legale (art. 6(1) paragrafo 1(c) GDPR): al fine di garantire la conformità con tali prescrizioni, dobbiamo trattare determinati dati.

Perché e per quali finalità vengono trattati i Suoi Dati? I Suoi Dati verranno da noi trattati solo ed esclusivamente per le finalità consentite dalla normativa sulla protezione dei dati come : a) finalità da Lei preventivamente approvate; b) trattamento di dati al fine di dare esecuzione al Contratto; c) esecuzione di misure precontrattuali dietro Sua richiesta; d) adempimento degli obblighi legali a cui siamo soggetti; e) salvaguardia dei nostri interessi legittimi o degli interessi legittimi di terze parti, fatto salvo il caso in cui i Suoi interessi prevalgano sugli stessi; f) accertamento, esercizio ovvero difesa di un diritto o pretesa legale; g) per ragioni di interesse pubblico rilevante; h) marketing e pubblicità, in particolare attività di marketing diretto.

Tra le altre cose, tratteremo i Suoi dati per le finalità specifiche come di seguito riportate in modo esemplificativo:

• per finalità relative al Contratto: soprattutto per dare esecuzione al Contratto con Lei stipulato;
• contattarLa in relazione al Contratto e per la gestione del medesimo;
• servizio al Cliente: al fine di offrirLe un valido servizio clienti, tratteremo regolarmente i Suoi Dati, al fine, ad esempio, di darLe consulenza in modo completo. Per le sole finalità di miglioramento della qualità dei processi di customer care e di formazione del personale, inoltre, potremmo trattare i dati personali raccolti tramite la registrazione campionaria delle telefonate, nel rispetto della normativa privacy e delle prescrizioni del Garante per la protezione dei dati personali.
• gestione richieste di assistenza, richieste di recesso, gestione e risoluzione del Contratto;
• collaborazione con società nostre partners per una migliore gestione delle Sue richieste / necessità;

Trattamento dei Suoi dati soggetti a Consenso: nei seguenti casi tratteremo i Suoi dati solo ed unicamente se Lei ha dato il Suo espresso consenso per: A) Pubblicità e marketing: qualora Lei abbia precedentemente prestato il proprio consenso in tal senso, tratteremo i Suoi Dati per informarLa di qualsiasi offerta che potrebbe interessarle e La contatteremo usando i canali di comunicazione da Lei espressamente autorizzati. Le attività promozionali e di marketing in questione possono essere svolte tramite modalità telefoniche, invio SMS, email: ovviamente Lei potrà opporsi in ogni in ogni momento al trattamento per tali finalità. B) Ricerche di mercato, eventualmente basate su attività di profilazione: conduciamo ricerche di mercato per quanto riguarda gli interessi dei nostri clienti, al fine di offrire loro offerte interessanti e mirate. Questo comprende, ad esempio, studi sulla soddisfazione dei clienti rispetto ai nostri servizi. Nell’ambito delle attività relative alle ricerche di mercato, trattiamo esclusivamente – ogniqualvolta possibile – dati anonimizzati e aggregati. Per tali attività, tuttavia, potremmo trattare anche i Suoi Dati personali.

Oltre a quanto sopra, potremo trattare i Suoi dati per rispettare obblighi legali e, quindi, per il rispetto di qualsiasi norma o disposizione di legge che intendiamo e dobbiamo rispettare oppure per la sicurezza dei Dati per misure indispensabili per assicurare la sicurezza dei Suoi dati e dei dati aziendali da attacchi esterni e/o al fine di scongiurare attacchi esterni. Ancora per rispettare obblighi legali a noi imposti e/o al fine di prevenire frodi o in caso di contenzioso. In ultimo, per finalità obbligatorie fiscali, contabili ed amministrative sempre in ossequio e nel rispetto delle normative vigenti.

Infine, potremo trattare i Suoi dati per la salvaguardia di nostri interessi legittimi fatto salvo il caso in cui i Suoi interessi prevalgano. Questo viene fatto con controlli sulle vendite per migliorare i servizi resi e in forma aggregata e anonima senza che venga indicata la Sua identità oppure per studi volti a migliorare i prodotti e i servizi resi nonché le nostre procedure.

Per che periodo tratteremo i Suoi dati? Così come espressamente previsto dall’art. 5, co. 1, lett. e) del GDPR, conserveremo i Suoi Dati solo per il tempo necessario al trattamento degli stessi per le finalità per le quali sono trattati. Se tratteremo i Dati per più finalità, essi saranno cancellati automaticamente o salvati in un formato che non consenta di pervenire ad alcuna conclusione diretta in relazione alla Sua identità, non appena l’ultima finalità specifica sarà stata adempiuta. Affinché tutti i Suoi Dati siano cancellati o resi anonimi in linea con il principio di minimizzazione dei dati e in conformità all’art. 5, co. 1, lett. e) del GDPR. Indicativamente, i Sui dati verranno conservati per un periodo di due anni dalla cessazione del rapporto contrattuale

Come vengono protetti i Suoi dati? Romans Club tratterà i Suoi dati personali sulla base degli obblighi di sicurezza relativi al trattamento dei dati ai sensi dell’art. 32 GDPR. Al fine di garantire un adeguato livello di protezione dei Dati finalizzato ad arginare il rischio di utilizzo degli stessi in modo improprio od illecito, sono state implementate misure tecniche ed organizzative che rispettano gli standard IT.

Con chi verranno condivisi i Suoi dati? I Suoi dati potranno essere condivisi con soggetti terzi fra i quali:

• soggetti che collaborano con noi per l’espletamento del servizio richiesto e del contratto stipulato sempre adottando misure adeguate per garantire che i Suoi Dati siano trattati, protetti e trasferiti conformemente alle disposizioni di legge applicabili a titolo esemplificativo al fine di migliorare i servizi IT, nei casi in cui Lei ha acconsentito a condividere i Suoi Dati con altre società nostre Partners per finalità commerciali o di marketing, per verificare reclami e richieste, per l’erogazione dei servizi aggiuntivi richiesti;
• soggetti terzi esterni nella misura in cui ciò sia necessario o opportuno per il raggiungimento delle finalità di cui ai punti 3 e 4, oppure nell’ambito di qualsiasi obbligo di legge in materia di informazioni e di reportistica. Tali terzi sono, in particolare, fornitori esterni di servizi ivi inclusi servizi IT, consulenti esterni o collaboratori, nell’ambito dei seguenti contesti: – imbustamento, smistamento e trasmissione delle comunicazioni alla clientela, nonché archiviazione e conservazione sostitutiva di dati; –  fornitura e gestione di procedure amministrative e di sistemi informatici, di reti di comunicazione e di sistemi di protezione e sicurezza; – attività di assistenza alla clientela (anche con call center, help desk); – attività di perizia, di revisione contabile e di certificazione di bilancio; – attività di informazioni commerciali svolte da società esterne con le autorizzazioni di legge nel rispetto delle normative vigenti, organizzazione di eventi o di campagne pubblicitarie, rilevazione del grado di qualità dei prodotti e servizi, indagini di mercato; – attività di consulenza professionale e assistenza.

Provvederemo a nominare tutti i soggetti suddetti come Responsabili del Trattamento, nel caso in cui sussistano le relative condizioni, e in ogni caso vincolerà tali terzi a mantenere la riservatezza in relazione ai Suoi Dati.

Ci impegniamo e Le garantiamo che i Suoi dati non verranno trasferiti fuori dalla Comunità Europea.

Quali sono i Suoi diritti? Lei, in base al GDPR e altre disposizioni applicabili in materia di protezione dei dati, ha dei precisi e non limitabili diritti.

Come interessato, ha in particolare i seguenti diritti ai sensi del GDPR nei nostri confronti:

• Diritto di accesso (art. 15 GDPR): potrà richiedere in qualsiasi momento che Le siano fornite informazioni sui Suoi Dati da noi conservati. Tali informazioni si riferiscono, fra le altre cose, alle categorie di dati da noi trattati, le finalità del trattamento, la provenienza dei Dati nel caso in cui non li avessimo ottenuti direttamente da Lei, nonché i destinatari a cui potremmo aver trasferito i Suoi Dati, ove applicabile. Potrà ricevere una copia gratuita dei Suoi Dati che costituiscono oggetto del contratto.

– Diritto di rettifica (art. 16 GDPR): potrà richiedere una rettifica dei Suoi Dati. Adotteremo misure adeguate e finalizzate a far sì che i Suoi Dati da noi conservati e trattati in modo continuativo, siano mantenuti corretti, completi, aggiornati e pertinenti, sulla base delle informazioni più recenti forniteci.

– Diritto di cancellazione (art. 17 GDPR): potrà richiedere la cancellazione dei Suoi Dati, purché sussistano le relative condizioni previste dalla legge. Per esempio, ciò potrebbe verificarsi in base all’art. 17 del GDPR:

• se i Dati non sono più necessari in relazione alle finalità per cui erano stati raccolti o altrimenti trattati;
• se revoca il consenso su cui si basa il trattamento dei dati, e non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento;
• se si oppone al trattamento dei Suoi Dati e non vi sono motivi legittimi prevalenti per procedere al trattamento, ovvero se si oppone al trattamento dei dati per finalità di marketing diretto;
• se i Dati sono stati trattati in modo illecito; fatto salvo che il trattamento sia necessario: – per l’adempimento di un obbligo di legge che richieda il trattamento dei Suoi Dati; in particolare per quanto riguarda i periodi di conservazione dei documenti previsti dalla legge; – per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto o pretesa legale.

– Diritto di limitazione di trattamento (art. 18 GDPR): potrà ottenere una limitazione del trattamento dei Suoi Dati se questi non dovessero essere esatti o se non sono più necessari;

– Diritto alla portabilità dei dati (art. 20 GDPR): Lei ha diritto a ricevere una copia dei Suoi Dati da Lei precedentemente forniti direttamente a noi e se da Lei espressamente richiesto ci impegniamo a trasferire gli stessi – laddove ciò sia possibile a livello tecnico – a un altro titolare del trattamento da Lei indicato;

– Diritto di opposizione (art. 21 GDPR): Lei potrà opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua situazione particolare, al trattamento dei Suoi Dati, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettere e) o f) del GDPR, oppure qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto. In tal caso, non tratteremo più i Suoi Dati. Quest’ultima condizione non si applica se possiamo dimostrare l’esistenza di motivi legittimi cogenti che giustifichino il trattamento e che prevalgano sui Suoi interessi, ovvero se necessitiamo dei Suoi Dati per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.

– Diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento (art. 13 GDPR) – qualora il trattamento sia basato sul consenso – senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca, inviando la relativa richiesta ai contatti sotto riportati.

Cercheremo di gestire tutte le richieste in un periodo congruo e, indicativamente, entro 30 giorni, salvo proroga motivatamente indicata e comunicata.

– Reclamo: Lei ha sempre il diritto di effettuare una segnalazione e presentare un reclamo presso un’autorità competente in materia di protezione dei dati, ai sensi dell’art. 77 del GDPR.

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Potrà trovare in ogni caso ogni più ampio riferimenti in tema di Normativa vigente sul sito del nostro Garante della protezione dei dati personali all’indirizzo internet www.garanteprivacy.it.

Titolare del trattamento dei dati è Romans Club srl, nella persona del Legale Rappresentante, che potrà essere contattato al seguente indirizzo: Corso Sempione 30, 20154 Milano

Per tutte le richieste di informazione e per l’esercizio dei Suoi diritti potrà contattarci ai seguenti indirizzi

• per posta: Corso Sempione 30, 20154 Milano;
• per telefono al numero 02-87069980/1;
• per email all’indirizzo: info@romansclub.com